Dış Kaynak Kullanımı (Outsourcing) Nedir?

Dış kaynak kullanımı ingilizce outsourcing olarak da bilinir. Aşağıdaki örnekte dış kaynak kullanımı anlatılmaktadır. Bilişim sektöründe yazılım üretmek, birçok şapkadaki insanın birlikte çalışmasını gerektirir. Öncelikle, İş Analisti müşteri taleplerini dinler ve gereksinimleri ortaya çıkararak dokümante eder. Yazılım Mimarı bu gereksinimlerini gerçekleyen yazılım mimarisini tasarlar ve tasarım dokümanını üretir. Yazılım Mühendisleri ise, gereksinim ve tasarım dokümanlarında tanımlanan yazılımı kodlar ve test edilmek üzere test mühendislerin iletir. Test mühendisi bulduğu hataları düzeltilmesi için yazılım mühendise iletir. Yazılım mühendisi kodu düzeltir ve test edilmek üzere tekrar test mühendisine iletir. Bu döngü yazılım hatasız oluncaya kadar devam eder. Sonunda, hatasız olduğuna kanaat edilen kodlar bir Devops Uzmanı tarafından canlıya alınır ve yeni bir yazılım daha dünyaya gelmiş olmuş. Görüldüğü üzere, başta da belirttiğimiz gibi, yazılım üretmek birçok şapkadaki insanın birlikte çalışmasını gerektirir.

Birçok firma, bu kadar faklı pozisyonda personeli istihdam etmekte zorlanmaktadır. Bu durumda, proje içerisindeki bazı işleri konusunda uzman olan başka firmalara, dış kaynak kullanımı yöntemiyle devretmeyi ekonomik ve zamansal açılardan daha uygun bulmaktadırlar. Böylece, firmalar, kendi uzmanı oldukları asıl işlerine daha fazla odaklanabilmektedirler. Ayrıca; Dış kaynak kullanımı yöntemiyle devrettikleri işlerin konusunda uzman firmalar tarafından daha ucuza, daha kısa sürede ve daha az hata ile yapılmasını sağlamaktadırlar. Örneğin, bir yazılım firması, müşteri taleplerinin toplanması, tasarım ve kodlama işlerini kendisi yaparken; kullanıcı deneyimi, kullanıcı arayüzü tasarımı ve grafik tasarımı hizmetlerini dış kaynak kullanımı yöntemi ile dışarıdan bir tasarım firmasından, test hizmetini ise başka bir test firmasından alabilir.

Kısaca, Dış kaynak kullanımı yani Outsourcing hizmeti alan firmalar; toplam maliyetlerini azaltırlar, ürünlerinin kalitelerini artırırlar ve her şeyden önemlisi müşterilerinin memnuniyetini artırırlar.

Dış Kaynak Kullanımının Yararları Nelerdir?

• Dış Kaynak Kullanımı ile, siz sadece uzmanı olduğunu alanlara odaklanırsınız, kalan işleri başka bir firmaya taşere edersiniz. Örneğin, finansal yazılımlar üreten bir firma iseniz, finansal konularda uzmanı olduğunuz işleri siz yaparsınız, finansal yazılımın gereksinimlerini ve tasarımını siz oluşturursunuz. Fakat, bu yazılımın kodlanması için gerekli personelin bulunması, eğitilmesi, plana uygun şekilde yazılımın kodlanması, projenin yönetilmesi, test edilmesi vb. tüm konuları başka bir firmaya devredersiniz. Özetle, yazılımı siz tasarlarsınız, başkasına ürettirirsiniz.
• Dış Kaynak Kullanımı ile anlık gerçekleşen personel ihtiyaçlarınızı başka firmalardan hızlıca temin edebilir, böylece önünüze çıkan diğer iş fırsatlarını kaçırmazsınız.
• Dış Kaynak Kullanımı ile taşere ettiğiniz işleri, kendi diğer işlerinizle eş zamanlı olarak yürüterek, toplamda projenizin daha kısa bir sürede tamamlanmasını sağlayabilirsiniz.
• Dış Kaynak Kullanımı ile işlerinizi sadece o konuda uzmanlaşmış firmalara devrederek, işin daha kaliteli ve hatasız olarak tamamlanmasını sağlayabilirsiniz.
• Dış Kaynak Kullanımı ile müşterilerinize daha kısa sürelerde, daha kaliteli ürün ve hizmetler sunabilir ve böylece müşteri memnuniyetinizi önemli ölçüde artırabilirsiniz.

Dış Kaynak Kullanımı Dezavantajlar

Dış kaynak kullanımı işletmeye sağlamış olduğu avantajların yanı sıra dezavantajlarının olduğu da söylenebilir. Dış kaynak kullanımı yönteminde işletme için başlıca dezavantaj almış olduğu risktir. Bu anlamda işletmenin yanlış tedarikçi seçimi yapması gibi durumları, hem iş hem de zaman kaybının yaşanmasına neden olabilir. Aynı zamanda yanlış tedarikçi seçimi ile işletmenin kontrolü elden çıkarak maliyetlerde ciddi oranlarda düşüşler yaşanabilir. Dış kaynak kullanımı yönteminde işletmenin tüm bilgilerine kolaylıkla ulaşım sağlandığından, güvenilir tedarikçi firma ile çalışılmadığında gizli bilgilerin ortaya çıkması gibi hoş olmayan durumlar ile de karşı karşıya kalınabilir. Bu nedenle dış kaynak kullanımı öncesinde olası tedarikçilerle detaylı bilgi sahibi olmak önemlidir.

Dış Kaynak Kullanımı Dikkat Edilmesi Gerekenler

Dış kaynak kullanımı için karar veren işletmeler, öncesinde yapılması gereken hazırlıkları eksiksiz bir şekilde tamamlamaları gerekir. Bu anlamda dış kaynak kullanımı öncesinde iç kaynakların mutlaka detaylı bir şekilde incelenmesi gerekir. İşletmenin mevcut durumunun analiz edilmesi ve açık alanın tespit edilmesi büyük önem taşır. Ayrıca dış kaynak kullanımı için yapılan planlamalarda, her bir olası giderler tek tek hesaplanmalıdır.

Dış kaynak kullanımı sınırlarının net olarak çizilmesi, maliyetleri karşılaştırılması ve dış kaynak kullanımı kapsama alanının mutlaka belirlenmesi gerekir. Outsourcing hizmeti kapsamında kontrat yapıldıktan sonra her bir maddenin titizlikle üzerinde durulması ve aksama olmaması açısından sürekli kontrol halinde olmak dikkat edilmesi gereken hususlar arasında yer alır.